Mỗi năm, chỉ riêng tại các phòng xét nghiệm ở Hoa Kỳ, có khoảng 7 tỷ mẫu được thử nghiệm. Đây là một phần quan trọng của quá trình chẩn đoán, đóng góp vào 70 phần trăm tất cả các quyết định y khoa được đưa ra. Đáng báo động là ước tính có tới 98.000 người tử vong tại bệnh viện mỗi năm do các lỗi y khoa có thể phòng ngừa được, khiến chẩn đoán sai trở thành nguyên nhân gây tử vong đứng thứ tám ở Hoa Kỳ, trước cả tai nạn giao thông, ung thư vú và AIDS.
Một trong những nguyên nhân phổ biến và có thể phòng ngừa nhất dẫn đến chẩn đoán sai đến từ một bước đơn giản trong quy trình – ghi nhãn mẫu mô.
Chuẩn bị mô cho chẩn đoán
Để chẩn đoán các tình trạng bệnh lý như ung thư, một mẫu mô được lấy từ bệnh nhân để xét nghiệm. Mẫu này được cắt nhỏ và đặt vào cassette trong phòng xét nghiệm. Từ đó, mẫu được vùi trong parafin để có thể cắt thành các phần mỏng hơn và đặt lên các phiến kính. Mẫu được nhuộm bằng nhiều kỹ thuật khác nhau để chuẩn bị soi mẫu mô dưới kính hiển vi và đưa ra chẩn đoán. Sau đó, kết quả được gửi lại cho bác sĩ điều trị, người sẽ thảo luận về kết quả và các phương án điều trị với bệnh nhân.
Theo dõi mẫu là gì?
Theo dõi mẫu giúp các phòng xét nghiệm biết mẫu đang ở đâu trong quá trình xét nghiệm. Nếu có yêu cầu xét nghiệm bổ sung, theo dõi mẫu cho phép phòng xét nghiệm nhanh chóng xác định thông tin bệnh nhân và bất kỳ xét nghiệm nào trước đó được thực hiện trên mẫu.
Một số phòng thí nghiệm tạo tư liệu thủ công về nơi mẫu đã ở và ai đã chạm vào mẫu. Đối với những phòng thí nghiệm khác, sử dụng các giải pháp theo dõi kỹ thuật số tự động tạo tư liệu. Các phòng thí nghiệm dựa vào tư liệu viết tay thủ công không chỉ ràng buộc các kỹ thuật viên trong thời gian dài hơn mà còn phải đối mặt với nguy cơ mắc lỗi cao hơn.
Chẩn đoán sai do lỗi nhận dạng bệnh nhân
Bất kể chẩn đoán có chính xác đến đâu, nếu không khớp với đúng bệnh nhân thì cũng chẳng có giá trị gì. Sai sót có thể dẫn đến xét nghiệm lại, tăng chi phí y tế, chậm trễ trong điều trị và trong trường hợp tệ nhất là điều trị sai – hoặc không điều trị gì cả.
Tất nhiên, không phải tất cả các lỗi đều do ghi nhãn mẫu sai. Có thể có nhiều lý do dẫn đến lỗi trong phòng xét nghiệm, từ xử lý mẫu sai đến lây nhiễm phiến kính. Tuy nhiên, ghi nhãn mẫu không đúng vẫn là một yếu tố quan trọng dẫn đến chẩn đoán sai bệnh nhân. Người ta ước tính rằng lỗi nhận dạng bệnh nhân trong bệnh lý giải phẫu xảy ra ở khoảng bốn trong số 1000 mẫu phẫu thuật . Khoảng 2 trong số 1000 báo cáo y khoa không được gửi đến đúng bệnh nhân và một trong số 1000 trường hợp bị ảnh hưởng bởi việc dán nhãn sai.
Khi nói đến việc ghi nhãn sai các xét nghiệm mẫu, tỷ lệ lỗi 0,1% có vẻ tương đối nhỏ. Tuy nhiên, khi so sánh với 7,6 tỷ xét nghiệm mẫu được thực hiện riêng tại Hoa Kỳ mỗi năm, thì con số xung quanh việc chẩn đoán sai ít nhất cũng không hề ít
Năm 2006, một phụ nữ 69 tuổi ở Nhật Bản đã cắt bỏ nhầm tuyến giáp trái sau khi mẫu của bà bị nhầm lẫn với mẫu của một bệnh nhân khác bị ung thư tuyến giáp. Năm 2009, một phụ nữ ở Hoa Kỳ được thông báo rằng bà không bị ung thư vú tám ngày sau khi cắt bỏ vú. Bác sĩ của bà nói với bà rằng các tiêu bản của bà đã bị nhầm lẫn với tiêu bản của một bệnh nhân khác tại phòng xét nghiệm. Tương tự như vậy, vào năm 2010, một phụ nữ khác ở Hoa Kỳ đã cắt bỏ cả hai vú sau khi một mẫu mô được ghi nhãn sai khiến các bác sĩ chẩn đoán sai một dạng ung thư vú xâm lấn. Bệnh nhân thậm chí còn tìm kiếm ý kiến thứ hai của một bác sĩ khác trước khi phẫu thuật và bác sĩ thứ hai đã dựa vào cùng một mẫu được ghi nhãn sai như bác sĩ đầu tiên, vì vậy những nỗ lực của bà đã trở nên vô ích.
Tại sao lại xảy ra lỗi ghi nhãn mẫu?
Một số người tin rằng những sai lầm như vậy xảy ra do quy trình kém hoặc do không có đủ kiểm tra lỗi do phòng thí nghiệm gây ra. Mặc dù điều này có thể đúng trong một số trường hợp, hầu hết các phòng thí nghiệm đều hoạt động rất cẩn thận, kiểm tra chi tiết liên tục.
Mọi phòng xét nghiệm trên thế giới phải có khả năng tạo, thu thập, diễn giải, chia sẻ và lưu trữ dữ liệu, đối chiếu kết quả xét nghiệm với thông tin chi tiết của bệnh nhân (tên, địa chỉ, tuổi, bác sĩ, v.v.). Có thể có tới tám bước riêng biệt trong quy trình xét nghiệm – thậm chí còn nhiều hơn nếu mẫu xét nghiệm yêu cầu xét nghiệm thứ cấp.
Một trong những vấn đề dẫn đến việc ghi nhãn sai là xét nghiệm với số lượng lớn mẫu bệnh phẩm, phải tối ưu hóa hiệu suất để theo kịp nhu cầu về kết quả nhanh chóng từ số lượng bệnh nhân ngày càng tăng. Khi dân số già đi, số ca ung thư cũng tăng lên. Khối lượng công việc mà các kỹ thuật viên xét nghiệm phải đối mặt ngày càng tăng theo từng năm. Đồng thời, các kỹ thuật viên đang chịu áp lực ngày càng tăng để giảm thời gian chẩn đoán nhằm điều trị kịp thời các bệnh ung thư ác tính.
Nguồn tài trợ cho ngành này cũng đang ở mức thấp nhất mọi thời đại. Điều này, cùng với tình trạng thiếu hụt lao động có nghĩa là các kỹ thuật viên phòng thí nghiệm hiện tại phải đảm nhiệm khối lượng lớn công việc. Trong điều kiện hạn chế về thời gian và không gian, ngay cả những kỹ thuật viên phòng thí nghiệm cẩn thận nhất cũng có thể mắc lỗi.
Những thách thức của việc theo dõi mẫu thủ công
Khi nói đến việc điền, xác minh và ghi lại thông tin chi tiết của bệnh nhân, có nhiều điểm tiềm ẩn lỗi trong quy trình của phòng xét nghiệm. Một là sự phụ thuộc vào chữ viết tay, khi nhãn bị mờ hoặc chữ viết tay không rõ ràng có thể dễ dàng dẫn đến sai sót. Khi đọc nhãn viết tay, có thể hiểu được tại sao trong một số trường hợp, số ‘5’ có thể bị nhầm thành ‘S’. Tương tự như vậy, số ‘1’ có thể bị nhầm thành ‘7’ hoặc có lẽ là ‘l’. Một số kỹ thuật viên phòng xét nghiệm chịu trách nhiệm đọc, giải thích và ghi nhãn lại các tiêu bản của bệnh nhân thậm chí còn được biết đến là những người bị hạn chế đọc, làm tăng thêm những rào cản cho quy trình.
Khi theo dõi mẫu được thực hiện thủ công, các phòng xét nghiệm thường sẽ phân loại các slide và cassette thành các giai đoạn thử nghiệm khác nhau để có thể thực hiện cùng một quy trình trên nhiều mẫu cùng một lúc. Sau đó, các slide được sắp xếp lại theo bệnh nhân. Tuy nhiên, việc xử lý các slide theo từng đợt sẽ dẫn đến rủi ro là các slide có thể được ghép với khối sai.
Một rủi ro khác đến từ việc ghi nhãn lại các slide. Thông thường, phòng xét nghiệm sẽ cần phải ghi nhãn lại các slide ở một số giai đoạn nhất định trong quá trình này. Mỗi lần phải ghi nhãn lại một slide, điều này sẽ dẫn đến khả năng xảy ra lỗi.
Việc nhập dữ liệu vào máy tính cũng có thể gây ra rủi ro. Trung tâm Nhận dạng Tự động của Đại học Ohio phát hiện ra rằng ngay cả một nhân viên nhập dữ liệu được đào tạo bài bản cũng mắc lỗi nhập dữ liệu một trong mỗi 300 lần gõ phím.
Vẫn chưa có khoa học chính xác 100% để xác định một người có bị ung thư từ một phiến kính hay không. Nó đòi hỏi kinh nghiệm, và trong những trường hợp khó, cần có ý kiến thứ hai và thứ ba. Tuy nhiên, bất kể kỹ thuật viên phòng xét nghiệm cẩn thận đến đâu, rủi ro do lỗi của con người vẫn luôn hiện hữu. Khi phải thu thập thông tin quan trọng của bệnh nhân nhiều lần trong ngày, không thể tránh khỏi việc mắc phải sai sót.
Có thể làm gì để giảm chẩn đoán sai?
Việc xác định duy nhất mẫu ở giai đoạn đầu của quá trình và sử dụng mã vạch và phần mềm để xác định và theo dõi mẫu có thể làm giảm đáng kể nguy cơ chẩn đoán sai. Một hệ thống có thể loại bỏ những lỗi này có thể mang lại sự thuận lợi không chỉ cho những người làm việc với mẫu mà quan trọng nhất là cho những bệnh nhân liên quan.
Vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, các phòng xét nghiệm y khoa bắt đầu thử nghiệm sử dụng mã vạch để nhận dạng mẫu mô. Ngày nay, hầu hết các phòng xét nghiệm đều sử dụng một số dạng mã hóa trong quá trình xét nghiệm mô học. Thông thường nhất, một con số được tạo ra để nhận dạng bệnh nhân, sau đó được sử dụng để theo dõi mẫu. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, cùng một con số không thể được theo dõi trong toàn bộ quá trình và mẫu phải được ghi nhãn lại tại các điểm cụ thể. Trừ khi phòng xét nghiệm sử dụng mã vạch và quét cùng với phần mềm quản lý dữ liệu của họ trong suốt quá trình, nếu không vẫn có nguy cơ xảy ra lỗi của con người nếu thông tin phải được nhập lại từ hệ thống này sang hệ thống khác.
Lỗi nhận dạng có thể được giảm đáng kể bằng cách ghi nhãn các slide và cassette bằng mã vạch. Ví dụ, sử dụng mã vạch hai chiều (hoặc 2D) để đánh dấu mẫu có thể tạo ra tỷ lệ lỗi thấp tới một trong 612,9 triệu lần quét.
Quá trình theo dõi mẫu mã vạch diễn ra như thế nào?
Với giải pháp theo dõi mô có mã vạch, các phòng xét nghiệm có thể xác nhận danh tính của lọ mẫu, cassette và lam kính – khớp với danh tính của bệnh nhân – trong suốt quá trình chẩn đoán hoàn chỉnh. Đối với bất kỳ mô bệnh nhân nào lấy từ phòng phẫu thuật, một mã định danh duy nhất sẽ được chỉ định và gắn vào mẫu. Sau đó, đầu đọc mã vạch được sử dụng để theo dõi mẫu đó đi qua các bước khác nhau của quy trình.
Mỗi bệnh nhân có một mã số nhận dạng duy nhất. Mã số này được in rõ ràng và cố định trên mỗi lọ mẫu cùng với mã vạch thể hiện số ID ở dạng có thể quét được. Khi hộp đựng mẫu được quét, hệ thống sẽ tự động in số lượng lọ mẫu cần thiết , hoàn chỉnh với mã số nhận dạng và mã vạch.
Nếu vì lý do nào đó, ai đó sử dụng cassette của bệnh nhân khác, hệ thống sẽ tự động thông báo cho họ về lỗi. Lỗi này cũng được ghi vào nhật ký hệ thống, để sau đó, phòng xét nghiệm có thể điều tra cách thức xảy ra lỗi nhằm ngăn ngừa lỗi trong tương lai và tối ưu hóa quy trình của mình.
Khi cắt và đặt mô trên phiến kính, nhãn phiến kính được in, mỗi nhãn có một mã vạch. Sau đó, mô được đặt trên phiến kính và quét lại, đảm bảo rằng nó có thể được vẽ chính xác để khớp với danh tính của bệnh nhân. Nếu phiến kính xuất hiện khác, hệ thống sẽ cảnh báo lại cho kỹ thuật viên.
Hệ thống mã vạch đảm bảo rằng chỉ có một mẫu bệnh nhân được xử lý tại một thời điểm để tránh nhầm lẫn giữa các tiêu bản giữa các bệnh nhân. Mỗi lần quét mẫu, phòng xét nghiệm có thể theo dõi quy trình, vị trí và người xử lý mẫu, cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ.
Theo Trung tâm Y khoa Case Medical thuộc Khoa Bệnh lý học của Bệnh viện Đại học Cleveland, Ohio, việc sử dụng mã vạch và theo dõi trong phẫu thuật bệnh lý đã làm giảm đáng kể số lượng lỗi của bệnh viện từ 11-14 tiêu bản trên 10.000 xuống còn 0-1 trên 10.000.
Một ví dụ khác là tại Bệnh viện Henry Ford ở Detroit, Michigan, nơi đã báo cáo giảm 62% trường hợp nhận dạng nhầm bằng cách sử dụng mã vạch. Bằng cách tự động hóa quy trình ghi nhãn, các kỹ thuật viên phòng xét nghiệm tại bệnh viện đã có thể giải phóng khoảng 12 giờ làm việc mỗi tuần.
Áp dụng phương pháp tiếp cận ‘Lean’
Khi khối lượng công việc tăng lên mỗi năm, nhiều phòng thí nghiệm đang tìm kiếm các phương pháp cải tiến quy trình khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả của họ. Một trong những phương pháp mà thế giới y tế hiện đang tập trung vào là áp dụng phương pháp ‘tinh gọn’.
Thực hành mô học ‘Lean’ là tất cả về việc tối đa hóa hiệu quả, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và cung cấp dịch vụ chăm sóc bệnh nhân tốt hơn. Nói một cách ngắn gọn, đó là tìm ra những bước nào trong quy trình tạo ra giá trị, những bước nào thì không. Tự động hóa, khi được thiết kế đúng cách, thường là một cách hiệu quả để cải thiện hiệu quả và giảm lãng phí.
Theo dõi mẫu có thể giúp triển khai Lean theo nhiều cách. Đầu tiên, hệ thống theo dõi mẫu có thể đo chính xác thời gian xử lý, do đó có thể dễ dàng xác định sự chậm trễ và xác nhận cải tiến bằng cách kiểm tra trước và sau thời gian.
Ngoài ra, trong tình huống khắc phục sự cố, theo dõi mẫu có thể là một công cụ mạnh mẽ. Ví dụ, nếu một kỹ thuật viên phòng thí nghiệm tìm thấy một slide không đúng vị trí và cần xác định nó. Với sổ ghi chép thủ công, kỹ thuật viên sẽ phải tìm kiếm lại nhiều ngày trong các giai đoạn thử nghiệm khác nhau – một nhiệm vụ có thể mất nhiều giờ. Với công nghệ mã vạch, câu trả lời sẽ có ngay lập tức.
Tiềm năng của việc theo dõi mẫu
Ngày nay, theo dõi mẫu bao gồm tất cả các bước chính trong quy trình xét nghiệm mô học. Trong tương lai, chúng ta có thể mong đợi theo dõi các bước chi tiết hơn trong quy trình, cải thiện đáng kể độ chính xác của xét nghiệm chẩn đoán và giảm khả năng xảy ra lỗi do xác định nhầm mẫu.
Trong khi hiện nay các phòng thí nghiệm quét mã vạch bằng máy quét cầm tay, giải pháp phòng thí nghiệm trong tương lai sẽ có máy quét tích hợp có thể nhận dạng ngay lập tức lọ mẫu hoặc cassette.
Ngoài mã vạch, cũng sẽ có nhiều phương pháp nhận dạng khác nhau. Một trong những phương pháp đang được thử nghiệm là Nhận dạng tần số vô tuyến, hay RFID. Với phương pháp này, hệ thống sẽ nhận dạng mẫu ngay khi mẫu ở gần. Đây là hệ thống tương tự mà các siêu thị và cửa hàng bán lẻ hiện nay sử dụng để ngăn chặn tình trạng trộm cắp. Mặc dù công nghệ này đã có sẵn, nhưng vẫn chưa khả thi về mặt kinh tế đối với các phòng xét nghiệm thực hiện xét nghiệm khối lượng lớn, chi phí thấp. Tuy nhiên, công nghệ này đã được các phòng xét nghiệm sử dụng để theo dõi các dụng cụ và thuốc thử đắt tiền, cung cấp một hướng đi thú vị khác để cải thiện độ chi tiết trong việc theo dõi mẫu và độ chính xác của chẩn đoán bệnh nhân.
Minh Khang là nhà phân phối và nhập khẩu trực tiếp các thiết bị Giải phẫu bệnh từ hãng Leica Biosystems.
EN